選擇旅宿管理軟體系統就像購車：很容易被過多的選擇所淹沒，而且很難找到關於您最需要的 PMS 功能的可靠建議。
(Bob的確有一場顧問案中，是把目前台灣的PMS對應到汽車品牌讓業主一眼搞懂各家PMS定位阿，也類似網路上常見的化妝品之於汽車品牌)
旅宿行業的資深人士經常用鴨子划水來比喻旅宿的運營。表面上，這隻鴨子看似悠然自若，但在表面之下，它的腿卻在瘋狂地踢著。客人經常因自己的旅行計劃而感到壓力，或者在假期中試圖完全擺脫壓力，因此無論喧囂如何，工作人員都顯得平靜和放鬆是至關重要的(總是笑臉迎人…嗎?)。
科技技術是旅宿經營者用來讓客人看起來毫不費力的運營的關鍵工具之一，而旅宿管理軟體是整個旅宿中最重要的系統。無論您是在一家獨立品牌旅宿還是一家全球連鎖旅宿工作，您的旅宿管理系統都是您物件的核心。
幾乎旅宿團隊的每個成員都必須訪問 PMS 才能執行日常任務。房客服務人員需要優先考慮必須為 VIP 提早抵達而清潔的旅宿房間、銷售和活動管理專業人員需要為團體隔離房間、總經理需要訪問系統以獲取數據和運營洞察力。
旅宿管理系統供應商選擇是旅宿運營商做出的最重要和最困難的決定之一。到本文結束時，您將確切地知道要尋找什麼，以便您可以為您的物件做出明智的技術決策。
最基本的旅宿管理軟體功能
讓我們從基礎開始。對於任何想要使用技術改善客人體驗、提高後台運營效率並與客人建立持久關係的現代旅宿經營者來說，這些功能都是真正的必備品。
1. 直觀且友善的界面：用戶友好的界面是為旅宿選擇關鍵任務軟體時最重要的因素。如果您的旅宿軟體複雜而混亂，就會犯更多的錯誤，讓您付出更多的代價。常見任務不應花費大量時間和步驟，因為這會減慢您的團隊並限制您快速成長的能力——因此需要一個強大的旅宿管理軟體系統。
2. 移動端和平板端的優化：當您的經理、客房部團隊和其他員工需要快速檢查預訂的詳細信息時，他們不必匆忙返回辦公室。您使用的任何系統不僅必須可以訪問，而且還必須針對手機和平板電腦的使用進行優化。更好的是，您的所有者應該能夠在度假時檢查性能(?!)。
3. Grid System 的清晰可見性：添加該地區正在發生的特殊事件、突出顯示回頭客以及識別尚未支付賬單的客人，這些都是您的模板應該默認啟用的功能。您的排版應該允許您快速輕鬆地查看有關客人的關鍵信息。
4. 房客概況：您是否致力於建立房客忠誠度？房客檔案存儲房客的聯繫信息、入住歷史記錄、偏好，以便您在他們下次入住期間提供更加個性化的體驗。
5. 電子郵件自動化：您可以通過建置個性化、客製化和自動化的電子郵件與客人溝通並減少員工的手動工作。使用您自己的模板，自動電子郵件功能允許您建立從最初預訂到為回頭客提供有明確性的優惠的溝通之旅。
6. 客房管理：您的 PMS 應該允許您的客房管理團隊將房間標記為乾淨、骯髒或有問題。將這些信息集中在一個中央位置可以讓前台了解房間狀態，這樣他們就可以提前入住和換房，而無需通知客房部主管。
7. 預訂管理：也許絕對最重要的 PMS 功能是預訂管理和前台功能。通過以數字方式存儲您的所有預訂，旅宿經營者可以讓紙本預訂成為過去。在預訂管理中，您應該能夠設置價格、控制可用性、提供促銷以及在日曆上進行可視化預訂。
8. 房間管理： PMS中的房間管理模塊就像您的虛擬前台。此功能使櫃台人員可以為客人辦理入住和退房手續，只需單擊幾下即可取消或延長預訂。
9. 團體預訂/預訂：如果您的旅宿打算舉辦任何類型的活動或團體客，那麼團體預訂功能至關重要。團體預訂功能包括允許客人在房間模塊內預訂、導出房間列表以及配置計費設置，以便您可以為多個房間計費一個帳戶。
10. 開立發票：當大多數客人退房時，他們想要一份他們的賬單副本，因此，您的 PMS 應該能夠輕鬆導出客人的folio，其中包含他們入住期間的所有費用。同樣，您需要可靠、直接的財務報告來幫助您核對客房收入、銷售點、供應商等的收入和支出，最好能提供電子發票儲存載具。
11. 付款處理：客人使用現金或支票付款的日子已經一去不復返了，因此您需要刷卡機之外，且包含第三方支付、行動支付、電子支付模式也可以接受的。
12. 商業情報和報告：如果您無法衡量您的績效，您如何知道您的旅宿是否經營良好？具有強大報告功能的 PMS 將使您深入了解您的收入，ADR, RevPAR,以及一系列其他指標，以便您可以找到增長機會 - 並追蹤您實現目標的進度。
13. 房價管理：您想提供不可退款的房價還是加價購套餐？如果是這樣，您將需要允許多個可定制費率計劃的費率管理功能。
14. 用戶日誌和權限：由於旅宿業的流動性如此之大，重要的是要讓一線員工對詳細的用戶日誌負責，以便在出現任何錯誤時自動記錄，並確保進行適當的培訓和解決問題。此外，我們生活在一個消費者要求更高安全性的世界中，因此至關重要的是，員工只能訪問完成其核心任務所需的旅宿管理系統部分，而不會不必要地訪問信用卡數據等敏感信息。
增強旅宿物業管理系統的關鍵軟體串接
PMS 本身就是一個重要的軟體合作夥伴，但經營一家旅宿非常複雜，這通常意味著需要比 PMS 所能提供的更多的功能。出於這個原因，一些最重要的 PMS 功能實際上是與其他關鍵系統的軟體串接，以通過實時數據共享和觸發器釋放更多價值和性能。讓我們探索一些最重要的 PMS 附加組件。
15. 會計軟體：會計是一個不斷變化的複雜行業，您不希望在規則發生變化時受困於過時的軟體。因此，您應該尋找穩健和完整串接的會計軟體，這將使您能夠簡化開票、對賬、佣金支付和計費流程，並自動執行重複性任務，以幫助您的財務部門更順利地運行。
16. POS系統串接：如果您的旅宿有餐廳、酒吧、SPA中心或其他店面，那麼串接的 POS 可以為您的運營創造奇蹟。當您的 POS 可以與您的 PMS 對話時，客人可以無縫地將購買費用計入他們的房間(Charge inroom)，您可以記錄客人的購買活動以分析趨勢並個性化未來的忠誠度優惠。
17. 通路管理：您是否與 Booking.com 和 Expedia 等第三方通路合作？如果是這樣，您將需要通路管理將您的價格和可用性推送到這些平台等。作為回報，它會將預訂信息發送回您的 PMS，以獲取更多旅宿預訂信息。通路管理還可以通過與您的 PMS 同步來防止超額預訂，因為它會知道何時在特定房型售罄時關閉分配。通路管理軟體對於旅宿優化跨通路客房分配和確保最大盈利能力也很重要。
18. 預訂引擎(官網訂房)：允許客人直接向您預訂，無需昂貴的佣金。 在線預訂引擎，將您的價格和可用性發佈到您的網站，從客人那裡收集必要的信息，並在您的 PMS 中創建預訂。
